005 / 業務棚卸し
ManicTimeとChatGPTで業務棚卸しをする方法
PC作業ログは、従業員監視ではなく、業務改善の材料として扱うと価値が出ます。ログを匿名化し、業務分掌表と並べて見ることで、繰り返し作業、属人化、AI化候補を見つけやすくなります。
この記事の要点
- PC作業ログは個人評価ではなく、業務改善と作業設計の材料として使います。
- 外部AIへ投入する前に、個人名、顧客名、URL、メールアドレス、ファイル名を匿名化します。
- ログだけで断定せず、現場への確認質問とセットで改善案にします。
業務棚卸しで見ること
ManicTimeのような作業ログツールでは、アプリ名、ウィンドウタイトル、作業時間の傾向を確認できます。ただし、ログに出ている時間がそのまま「価値」や「怠慢」を表すわけではありません。
見るべきなのは、担当者を責める材料ではなく、繰り返し発生している作業、手戻り、属人化、テンプレート化できる作業、AIや自動化で軽くできる作業です。
従業員ログを扱う場合は、目的の説明、利用範囲の限定、同意、匿名化、公開範囲の限定を先に決めます。法務・労務に関わる内容は、公開前や運用前に専門家・公式情報を確認してください。
外部AIに入れる前の匿名化
| 元データ | 置き換え例 |
|---|---|
| 個人名 | 担当者A |
| 顧客名 | 顧客A |
| メールアドレス | メールアドレスA |
| URL | EC管理画面、社内システム |
| ファイル名 | 請求書作成、在庫表更新 |
すぐ試せる流れ
- 本人または同意済みの小人数で、1週間分のPC作業ログを出す。
- 個人名、顧客名、URL、メールアドレス、ファイル名を匿名化する。
- 業務カテゴリ、アプリ別、担当者別に集計する。
- 業務分掌表と並べて、想定外に多い作業や担当者偏りを見る。
- ChatGPTなどに、改善案ではなく「確認質問」と「仮説」を出させる。